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Archivé — Outils : comment informer les clients du vol de renseignements personnels

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Trousse d'information sur le vol d'identité à l'intention des pour ldes entreprises

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Outils : pourquoi et comment informer les clients du vol de renseignements personnels

Modèle de lettre de notification

Date _______________

Madame, Monsieur,

Nous regrettons de devoir vous informer qu'un incident peut avoir compromis la sécurité d'une base de données renfermant certains de vos renseignements personnels. Nous nous excusons des inconvénients que cet incident pourrait vous causer.

[Décrire les renseignements compromis et les mesures prises à cet égard.]

Les principales agences d'évaluation du crédit du Canada, Equifax et TransUnion, ont été informées de cette intrusion et ont assigné le numéro d'atteinte de sécurité de l'information suivant : XXXXX. Vous devrez fournir ce numéro lors de toute communication avec elles. Equifax et TransUnion recommandent que vous téléphoniez à leurs agents pour déterminer si un avis de fraude doit être inscrit à votre dossier de crédit et pour discuter des autres mesures à prendre (Equifax : 1-866-779-6440 et TransUnion Canada :1 877-525-3823).

Un avis de fraude indique aux créanciers de communiquer avec vous avant d'accorder du crédit, d'ouvrir un compte ou de modifier vos comptes existants. Vous devez par contre savoir que même si la plupart des créanciers vous téléphoneront, la loi ne les oblige pas à le faire; par conséquent, cette protection n'est pas sans faille.

Signalez, dès que vous en avez connaissance, toute activité non autorisée à votre institution financière, aux agences d'évaluation du crédit, aux autorités policières et au Centre anti-fraude du Canada (1-888-495-8501).

Un rapport de police a été préparé; le numéro du rapport est YYYYY. Votre institution financière ou vos autres créanciers pourraient exiger le rapport de police pour effacer les frais frauduleux.

Vous pouvez également demander aux agences d'évaluation du crédit de vous envoyer gratuitement une copie de votre dossier de crédit en fournissant les preuves d'identification appropriées. Visitez leurs sites Web pour obtenir de plus amples renseignements sur les preuves d'identification acceptées. Si vous recevez une copie de votre dossier et n'y relevez aucune activité non autorisée, il est tout de même recommandé de vérifier régulièrement vos dossiers de crédit.

Nous vous recommandons de prendre de telles précautions afin de réduire les risques de pertes financières ou que vos renseignements soient utilisés à des fins illicites.

Nous vous recommandons également de consulter le site www.cmcweb.ca/volidentite pour obtenir des renseignements relatifs au vol d'identité, notamment :

  • Conseils pour réduire les risques de vol d'identité
  • Que faire si cela vous arrive
  • Déclaration de vol d'identité
  • Questions souvent posées
  • Liste de vérification concernant le vol d'identité des consommateurs.

Si vous avez des questions, vous pouvez communiquer avec [nom de la personne chargée du dossier relatif à l'intrusion], agent d'information de notre entreprise, au [numéro de téléphone et adresse le cas échéant].

Une fois de plus, nous regrettons tout inconvénient que cet incident pourrait vous causer.

Que dire et comment réagir en cas d'intrusion?

Questions et réponses types

Si les renseignements d'une personne sont perdus ou volés, celle-ci aura des questions à vous poser. Préparez vos employés à répondre à toute personne touchée par un tel problème, qu'il s'agisse de clients, de fournisseurs ou de partenaires, ou de toute autre organisation liée à votre entreprise. Soyez spécifique et agissez rapidement.

Question : Quels sont les renseignements personnels qui ont été perdus?
Réponse : Vous devrez informer les victimes potentielles des données qui ont été perdues afin d'empêcher ou de réparer d'éventuels préjudices.
Question : Pourquoi disposiez-vous de ces renseignements personnels au départ?
Réponse : Conformément aux lois sur la vie privée, les organisations doivent déterminer les fins pour lesquelles elles recueillent les renseignements personnels, et ce, au moment de la collecte ou avant celle-ci. Vous devriez également vous préparer à expliquer pourquoi il était nécessaire de stocker de tels renseignements.
Question : Quand ces données ont-elles été perdues?
Réponse : Si une victime signale un vol possible, la séquence des faits est importante, car les émetteurs de crédit doivent savoir quand les frais frauduleux pourraient survenir.
Question : Comment cet incident s'est-il produit?
Réponse : Les personnes touchées exigeront une réponse de votre part. Plus vous aurez pris de mesures pour éviter une intrusion et plus ces mesures de prévention et de gestion seront sécuritaires, plus vous serez à l'aise pour répondre à cette question.
Question : Que faites-vous pour régler le problème?
Réponse : Vous devez préparer une réponse avec soin, incluant les mesures correctives que vous avez prises.
Question : Que peut faire un voleur d'identité avec mes renseignements?
Réponse : Cela dépendra de la nature des données qui sont touchées. Voici quelques-unes des formes courantes de fraude perpétrée au moyen de renseignemtns personnels : frais frauduleux apparaissant sur des cartes de crédit ou des comptes bancaires existants, ouverture de nouveaux comptes de crédit sous un autre nom, mise en service d'un téléphone cellulaire ou ouverture d'autres comptes sous un autre nom.
Question : Comment puis-je me protéger maintenant que l'incident s'est produit?
Réponse : Indiquez aux victimes potentielles de communiquer avec les agences d'évaluation du crédit et les institutions financières afin de réclamer un avis de fraude, et de vérifier leur dossier de crédit au moins une fois par année.
Question : Si je demande d'inscrire un avis de fraude à mon dossier, cela garantit-il qu'aucun crédit ne sera accordé sans que l'on communique d'abord avec moi?
Réponse : Il faut informer le client que même si la plupart des créanciers téléphoneront, la loi ne les oblige pas à le faire; par conséquent, cette protection n'est pas sans faille.

Le vol d'identité :

  • Identifiez-le.
  • Signalez-le.
  • Enrayez-le.

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